| Как выбрать систему электронного документооборота |
| 13.08.2021 16:46 | ||||||
|
Сегодня система электронного документооборота (СЭД) является обязательной составляющей любой IT-инфраструктуры. Она способствует повышению эффективности работы как коммерческих, так и государственных организаций. Стоит добавить, что СЭД представляет собой систему, которая позволяет создавать, управлять доступом и распространять электронную документацию в компьютерных сетях. Она также необходима для контроля за потоками документации в компании. Учитывая важность этой системы, перед тем, как купить СЭД, стоит обратить внимание на несколько важных критериев, которые позволят сделать оптимальный выбор. Речь о тарифах, наличии демо-режима, качестве работы технической поддержки, возможности интеграции и т.д. ТарифыПервое, на что нужно обратить внимание – это стоимость услуг операторов. При этом нужно знать, что ни один оператор не взимает плату за входящий трафик. Они требуют оплату исключительно за исходящие документы. Если рассматривать минимальные тарифы, то они стартуют от 300 рублей. Но стоит понимать, что при выборе такого тарифа существенно ограничивается объем документооборота. Демо-режимЖелательно, чтобы оператор предоставлял возможность тестирования своих услуг. Оптимальным вариантом является демо-режим, рассчитанный на 7 дней. Этого времени достаточно для того, чтобы определить преимущества и недостатки той или иной системы электронного документооборота. Качество работы технической поддержкиПервое правило – техподдержка должна работать круглосуточно. Причем ее представители должны отвечать на вопросы пользователей как можно быстрее. Чтобы оценить качество работы саппорта, достаточно позвонить по указанным номерам или написать в live-чат. Причем это нужно сделать как в рабочее, так и нерабочее время. На основании подобной проверки можно понять, как работает техническая поддержка, и способна ли она решать проблемы клиентов.
Возможность интеграцииПри выборе СЭД важным условием является возможность интеграции данной системы с программой 1C. Данную услугу должны предоставлять все операторы. Единственный нюанс – у большинства операторов она будет платной. Поэтому в данном случае также нужно акцентировать внимание на стоимости услуг. В заключение следует сказать о еще одном важном критерии – наличии мобильного приложения на Андроид и iOS. Учитывая нарастающую популярность мобильных устройств, все больше клиентов требуют решений для смартфонов. Причем данные решения должны быть предназначены не только для получения уведомлений о новых документах, но и для их подписания.
|
